尚絅学院個人情報保護規程

2005年3月25日 制定

第1章 総則

(目的)
  1. 第1条 学校法人尚絅学院(以下「学院」という。)は、個人情報の保護が人格の尊厳に由来する基本的要請であることを深く認識し、この規程によって、学院が保有する個人情報の取扱いに関する基本事項を定める。
  2. 2. 個人情報の収集、管理および利用に関する学院の責務を明らかにする。
  3. 3. 個人情報の主体である園児、生徒、学生、教職員等に、自己に関する個人情報の開示ならびに訂正および削除の請求権を保障することによって、学院における人権保障に資することを目的とする。
(用語の定義)
  1. 第2条 この規程における用語の定義を次のとおり定める。
    1. 個人情報
      現在及び過去の園児、生徒、学生、教職員や受験生並びに学院にかかわるその他の者(以下「学生・教職員等」という。)について、学院が職務上取得又は作成した個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
    2. コンピュータ処理
      電子計算機を使用して行われる個人情報のすべてに関する入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。ただし、文書・図画の作成、記録、伝達等を行うためだけの処理を除く。
    3. 公用文書
      学院の教職員が職務上作成した個人情報を含んだ文書、又は取得した文書及び図画(これらを撮影したフィルム等を含む)をいう。
(学院とその構成員の責務)
  1. 第3条 学院は、個人情報を収集し、保管し、または利用するにあたっては、学生・教職員等の基本的人権を尊重し、個人情報の適正な管理と安全保護に努める。
  2. 2. 教職員または教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を他人に漏らし、または不当な目的に使用してはならない。
  3. 3. 学生・教職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する学院の施策に協力するものとする。
(個人情報保護委員会の設置)
第4条 学院は、個人情報の適正な収集と運用を図るため、学院長のもとに個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を設置する。
(個人情報保護管理責任者の設置)
第5条 所属長は、個人情報の適正な管理および安全保護を図るため、個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。

第2章 個人情報の収集および利用の制限等

(個人情報の収集制限)
  1. 第6条 所属長は、個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集するものとする。ただし、次の各号に掲げる個人情報は、特別な場合を除きこれを収集してはならない。
    1. 思想、信条及び宗教に関する事項
    2. 人種、民族及び特別な社会的差別の原因となる事項
  2. 2. 所属長は、個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、本人の同意に基づいて収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
    1. 法令又は学院が定める規程によって収集するとき。
    2. 個人の生命、身体の保全上緊急に収集する必要があるとき。
    3. 出版、報道等公にされたものから収集するとき。
    4. その他本人以外の者から収集することに、相当の理由があるとき。
    5. 委員会が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき。
(個人情報の利用及び提供の制限)
  1. 第7条 収集した個人情報は、定められた目的以外の目的に利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
    1. 法令に基づいて利用又は提供するとき。
    2. 本人の同意に基づいて利用又は提供するとき及び本人に提供するとき。
    3. 個人の生命、身体の保全上緊急に利用又は提供する必要があるとき。
    4. 諸監督官庁等への定期報告をするとき。
    5. その他委員会が正当と認めたとき。
(目的外利用および提供の届出)
第8条 所属長は、前条第1項ただし書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用または提供するときは、すみやかに委員会および管理責任者に届け出て、当該学生・教職員等に通知することとする。
(役員並びに教職員の責務)
第9条 学院の役員並びに教職員は、職務において知り得た個人情報の内容をこの規程に定める場合以外に他に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いたときも同様とする。
(個人情報の提供停止請求)
第10条 学生・教職員等は、学院並びに当該個人情報を保有する所属部署が行う個人情報の提供に不服がある場合は、所属長に対し第三者への個人情報提供の停止を求めることができる。ただし、この場合においても、第7条各号に該当するときは第三者に情報を提供することができる。
(個人情報に関する学外委託)
第11条 個人情報の取扱いを伴う業務を学外に委託するときは、委託業者との間で個人情報の保護に関して守るべき義務を、当該契約の中に明記しなければならない。
(個人情報の収集届出)
  1. 第12条 業務遂行上、新たに個人情報を収集するときは、所属長は、あらかじめ次の事項を委員会に届け出て、承認を得なければならない。
    1. 個人情報の名称
    2. 個人情報の利用目的
    3. 個人情報の収集の対象者
    4. 個人情報の収集方法
    5. 個人情報の記録項目
    6. 個人情報の記録の形態
    7. その他個人情報保護委員会が必要と認めた事項
  2. 2. 前項に基づき届け出た事項を変更または廃止するときは、所属長は、あらかじめこれを委員会に届け出て、承認を得なければならない。
個人情報の持出禁止)個人情報の持出禁止)
第13条 学院が管理する個人情報を自宅など学外に持ち出してはならない。。

第3章 個人情報の管理と責務

(個人情報の適正管理)
  1. 第14条 学院は所属長と共に、個人情報の適正な管理と安全保護のため、次の各号に掲げる事項について、適正な管理および維持に務める。
    1. 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止
    2. 改ざんおよび漏えいの防止
    3. 個人情報の正確性および最新性の維持
    4. 不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去
  2. 2. 所属長は、個人情報の取扱いに関し、委員会の助言、指導または勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じるものとする。
(管理責任者の責務)
  1. 第15条 管理責任者には、法人事務局は人事課長、短期大学は事務長、中学校・高等学校は教頭、幼稚園は幼稚園長をあてることとする。
  2. 2. 管理責任者は次の各号に掲げる事項を職務とする。
    1. 個人情報に関する新たな収集に際しての教職員等への通知
    2. 個人情報に関する所属教職員等への監督
    3. 個人情報に関する学外委託業者との契約締結と契約書の保管
    4. 個人情報に関する第三者への提供と当該者への通知
    5. 個人情報に関する開示要求への回答
    6. 個人情報に関する苦情の適切かつ迅速な処理
    7. 個人情報に関する廃棄等の確認
    8. その他個人情報に関する職務記録の作成と保管
  3. 3. 管理責任者は、本規程に定める責務を担う他「個人情報の保護に関する法律」の定めにより、その義務を担うものとする。
(委員会の責務)
  1. 第16条 委員会は次の各号に掲げる事項を調査・審議する。
    1. 個人情報に関する不服申し立て事項の処理
    2. 個人情報に関する所属長並びに管理責任者の運営方法の監査
    3. 理事長、所属長からの個人情報に関する諮問への答申
  2. 2. 委員会は、所属長に対し、審議上必要な資料の提出を求め、または意見の聴取を行うことができる。
  3. 3. 委員会は、第1項の結果については所属長並びに所管の管理責任者に文書で通知し、改善すべき事項があるときはその内容を指示する。
(委員の責務)
第17条 委員は、委員会で知り得た個人情報の内容と調査・答申経過を委員外に漏らしてはならない。委員退任後も同様とする。
(委員会の構成)
  1. 第18条 委員会は、次の各号に掲げる委員をもって構成する。
    1. 学院長
    2. 専任教員(所属長・管理責任者を除く)のうちから学院長が指名する者 3人
    3. 専任職員(所属長・管理責任者を除く)のうちから学院長が指名する者 2人
  2. 2. 第10条、第27条による不服申し立てに、直接関連があると委員会が認めた委員は、当該不服申し立ての審議に加わることができない。
(委員の任期)
  1. 第19条 委員の任期は、2年とする。ただし、再任を妨げない。
  2. 2. 委員が欠けたときの後任者の任期は、前任者の残任期間とする。
  3. 3. 学院長は、委員を新たに任命したとき、学生・教職員等に委員名を告知することとする。
(委員長および副委員長)
  1. 第20条 委員会に、委員長および副委員長各1人を置く。
  2. 2. 委員長は学院長がなり、副委員長は委員のうちから互選する。
  3. 3. 委員長は、委員会を招集し、その議事を整理する。
  4. 4. 副委員長は、委員長を補佐し、委員長が欠けたときまたは委員長に事故あるときは、その職務を代行する。
(委員会の運営)
  1. 第21条 委員会は、委員の過半数の出席がなければ開くことができない。
  2. 2. 委員会の議決は、出席委員の3分の2以上の同意をもって行う。
  3. 3. 委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことができる。
  4. 4. 前各項に定めるほか、委員会の運営に関する事項は、委員会においてその都度定める。
(委員会の事務)
第22条 委員会の事務は、法人事務局人事課が行う。

第4章 個人情報の開示、訂正等

(届出事項の閲覧)
第23条 本学院の学生・教職員等は、第8条の規定によって届け出られた事項および第12条の規定によって承認された事項を閲覧することができる。
(自己に関する個人情報の開示)
  1. 第24条 学生・教職員等は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
  2. 2. 開示の請求があったときは、所属長はこれを開示しなければならない。ただし、次の各号に該当するときは、当該個人情報記録の全部または一部を非開示とすることができる。
    1. 開示申請の対象となった個人情報に、申請者以外の個人に関する情報が含まれているとき。
    2. 開示申請の対象となった個人情報が、個人の指導、診断、評価、選考等に関するものであるとき。
    3. 開示申請の対象となった個人情報に、本人に知らせないことが明らかに正当であると認められるとき。
    4. 開示を行うことが、業務の正常な遂行を妨げるおそれがあるとき。
  3. 3. 個人情報の全部または一部を非開示とするときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
  4. 4. 第1項に規定する請求は、本人であることを明らかにし、次に掲げる事項を記載した所属長宛て文書を、当該個人情報の担当窓口に提出することにより行う。
    1. 所属および氏名
    2. 個人情報の名称および記録項目
    3. 請求の理由
(開示の方法)
  1. 第25条 公用文書に記録されている個人情報の開示は、当該文書の写しの交付をもって行う。
  2. 2. コンピュータ処理用の情報ファイルに記録されている個人情報の開示については、現に使用しているプログラムを用いて出力したものの写しの交付をもって行う。
  3. 3. 前項に定める写しの交付が困難な場合には、他の適切な方法によって行う。
  4. 4. 開示に要する費用は原則として、申請者の実費負担とする。
    1. 開示手数料は1件につき300円とする。
    2. 開示資料の複写代として、1枚につき10円の実費経費を徴収する。
  5. 5. 生徒・学生の個人情報の開示については、当分の間、次に掲げる事項のみとする。
    1. 入学試験の成績
    2. 定期試験(臨時試験等全てを含む)の成績
  6. 6. 開示の請求窓口は、各学校の個人情報担当窓口並びに法人事務局担当窓口とする。
  7. 7. 開示の請求があったときは、所管する事務の責任者は7日以内に回答しなければならない。ただし、請求された開示内容が、第24条第2項各号に該当するときは、所属長にすみやかに報告し、その指示を受けなければならない。
(自己に関する個人情報の訂正または削除)
  1. 第26条 学生・教職員等は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、第24条第4項に定める手続に準じて、本人であることを明らかにし、次に掲げる事項を記載した所属長宛て文書を、各学校並びに法人事務局設置の個人情報担当窓口に提出することにより、その訂正または削除を請求することができる。
    1. 申出者の所属、氏名及び現住所
    2. 訂正・削除を希望する個人情報の名称および記録項目
    3. 訂正・削除の理由及び希望する是正の内容
  2. 2. 所属長は、前項による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。

第5章 不服の申し立て

(不服の申し出)
  1. 第27条 学院の学生・教職員等が、自己の個人情報に関する学院の取り扱いについて不服を有する場合には、当該個人情報を保有する機関の所属長に対して不服の申し出をすることができる。
  2. 2. 前項の申し出を行う場合には、申出者が、申し出の当人であることを証明する書類を提示すると共に、次の各号に定める事項を記載した不服申出書を当該個人情報の担当窓口に提出するものとする。
    1. 申出者の所属、氏名及び現住所
    2. 不服の申し出事項、理由及び希望する是正の内容

第6章 雑則

(懲罰)
第28条 学院の役員並びに教職員が第7条、第9条、第13条、第17条に違反し、学院並びに所属機関の運営に重大な損害や障害を与えたことが明らかになったときは、懲戒に処す。
(損害賠償)
第29条 前条の場合において、学院は、当該役員並びに教職員に対し、学院に生じた損害の賠償を請求することができる。
(適用除外)
第30条 試験の答案、論文、レポート等の取り扱いについては、別に定める。
(運用規程等の制定)
第31条 この規程の施行に必要な運用規程等は、委員会の議を経て定める。
(規程の改廃)
第32条 この規程を改廃しようとするときは、委員会の議を経て理事会の承認を得なければならない。

附則

(施行期日)
1. この規程は2005年4月1日施行する。
(経過措置)
2. この規程施行以前に収集、保存している個人情報についても、できるだけ早く、この規程の定めるところに従って処理するものとする。
  • この改正規程は、2005年8月1日から施行する。
  • この改正規程は、2006年4月1日から施行する。
  • この改正規程は、2008年10月1日から施行する。